皆さんお疲れさまです、Kです。
皆さん、いきなりですが説明うまいですか?と聞かれたらどう答えますか？
自分で「うまいです！」と答えられる人はなかなか少ないのではないでしょうか？
自分でうまいです！と答えられる人は相当なレベルだと思います。
中田敦彦さんか池上彰さんくらいですかね！
そのような一部の人を除くと、説明にかなり自信がある！という人は非常に少ないと思います！
私もそんな中の1人です。
「もっと説明が上手くなりたい」
「もっと人にわかりやすく話をしたい」
このように思っている人が非常に多いと思います。
なので今回は説明が上手い人の特徴について書くことにしました。
非常にシンプルでやることはかなり少ないです！
なので、最後まで読んでもらえると嬉しいです。
では早速いきましょう！
わかりやすい言葉で伝える
わかりやすい言葉で伝える。
「やってるよ！」と言うツッコミが聞こえてきそうですが…
でもこれが非常に大切です。
皆さん、わかりやすい言葉で相手に伝えることが出来ていますか？
と聞かれたらどのように答えますか？
「もちろん伝えてますよ」と言う方が多いですかね？
では、あなたにとっての分かりやすいとは、どんなイメージですか？
そんな質問をされた時に答えられず、抽象的な回答になってしまう人が多いです。
なので、もう一度よく考えてみましょう！
自分で分かっていると思っても、相手からしたら分かりづらいと思っているかもしれません。
わかりづらい言葉、難しい言葉、聞き慣れない英語、横文字などを使っていませんか？
こういった言葉を知識の上では知っておくことは、非常に重要だと思います。
ただ、他人と話をするときに、そういった言葉を使うことは相手に対して自分の説明が伝わりづらくなる原因になっている可能性が非常に高いです。
よくビジネスの場面で難しい横文字とか頻繁に出てきますよね。
例えば、フィージビリティとかアライアンスとかオポチュニティとかコンセンサスとかプライオリティとか…
このような言葉は、社内の人に対して使う分には問題ないかもしれません。
社内でそれが標準になっていれば、という前提です。
社内では、お互いが共通の認識を持っているからです。
ただ、お客さんなどの社外の人と話すときは避けた方が良いです。
お客さんに「フィージビリティー」と言ってすぐに通じますか？
通じない人も当然いると思います。
むしろ通じない人のほうが多いかもしれません。
仮に意味が分かる人でも、相手はそのフィージビリティーと言う言葉を頭の中で一旦、「実現可能性」と言う日本語に置き換えて話を聞かなければならないんです。
相手の頭の中では、フィージビリティー → 実現可能性 という変換作業が必要になります。
もしくは、フィージビリティー → ？？ と言う人もいるはずです。
相手の頭の中では、かなり面倒な作業が発生しているのです。
つまり、こういった横文字とか聞き慣れない言葉を使うことによって相手の脳にものすごい負担を掛けているのです。
自分は知っている単語だから使って当然ですが、相手に意味が通じていないようでは全く意味がありません。
だから極力わかりやすい日本語で、伝えることが非常に重要です。
私達もそうですが、知らない言葉が出てきたらその時点で意味が分からなくなりますし、「もういいや」みたいになりますよね。
その場に合わせて知っている風を装うこともあると思います。
そのような状況をあなたが作り出さないようにしましょう！
「格好つけて英語とか使わない！」これが基本です。
みんなが知っているような例えば、サービスとかスケジュールとかアクションくらいなら全く問題ないと思います。
でも少し難しいビジネス用語、聞きなれないような言葉、アルファベット3文字とか4文字だけの言葉などは、頭の中で変換作業が必要なので、すごいストレスが掛かります。
なのでそういった言葉については極力言わないように心がけましょう！
それだけで相手にとって非常に聴きやすい言葉になります。
それが、結果的にわかりやすさに繋がります。
聞いたことあると思いますが、「中学生でもわかるように！」というのは、そう言うことです。
中学生でもわかる言葉で説明することにより、非常に理解されやすいのです！
もしかしたら聞きやすい言葉を使用することによって、「自分が稚拙に思われてしまうのではないか？」と心配されている人がいるかもしれませんが、そんな事はありません。
話しやすくて聞きやすい！これ以上満足度の高い会話はないんです。
だからこそ稚拙なんて思われる事はなく、相手の頭に残る印象としては「〇〇さんの話は非常に聞きやすかった」これだけです。
なのでまずは、難しい言葉、聞き慣れない言葉などは極力使わずに、それ以外のわかりやすい言葉に置き換えて話をするように心がけましょう！
これだけで、あなたの話す内容の伝わりやすさが劇的に進化します！
背景も伝える
「まず、話は結論から！」と言う話をよく聞きます。
私は、これについては正解だと思っています。
結論から話した方が非常に分かりやすいと思っています。
ただ、場面により「必ず結論から話さなければならない」が当てはまらない時も、もちろんあります。
結論から話をしたほうが良い場合と悪い場合ですが、相手からの質問があった場合は、結論から返した方が良いと思います。
逆に、営業的な話であれば、結論などは無いので、説明からして問題ないです。
営業の結論だと「買ってください」になってしまいますからね！笑
なので今回は、結論から話したほうが良い場面の想定で書いてます。
結論から話を伝えることは重要で、その後に「結論に至った背景」をあまり説明しない人が多いです。
上司への報告などのシーンで、上司もある程度背景について知っている状況であれば、背景をそんなに詳しく説明する人は当然ながらないと思います。
結論だけ伝えて判断を仰いでもらうくらいで全く問題ないと思っています。
でもそうではなく、背景についてわかっていない状況なのに、結論だけ伝えて終わりのケースがあります。
これは、普通に考えて上司の頭の中に「？」が出ますよね？
なぜ、このような結論に至ったのか、気になりますよね？
だからその結論に至った背景を始めから伝えることが大切なんです。
背景を知らない人に対して結論から言う事は問題では無いのですが、なぜそのような結論に至ったのか、が分からないとどうしようもないですよね。
結論について、「どう思いますか？」と聞く分には問題ないのですが、それと同時に背景についても同じように丁寧に説明をしていく。
これが非常に重要です。
背景を説明することによって、上司は頭の中で、その件に関しての内容をスムーズに理解してくれます。
これまでの説明で、背景の大切さは分かってくれたと思います。
が、どのように話せば良いのか不明ですよね？
そこもお伝えします。
私の経験談ですが、時系列で話すのが良いです。
過去・現在・未来の順番です。
ちなみにこれは、説明以外にもプレゼンなどの場面でも同様です！
上司へ判断を仰ぐ場合の多くが、未来の決断を委ねているケースです。
なので、それまでの背景を時系列で説明することが大切です。
そして話す時間についてはできれば端的に話したほうがいいです。
ただ、時間がかなりあるような状況であれば、そんなに気にすることは無いと思います。
例えば、「上司ではなく、お客さんに対してしっかり説明をする」と言う状況であれば、しっかり丁寧に時間を使って説明をする。
これが大切です。
さらに、「自分はこう思います。」と、自分の意見を添えることは、非常に重要です。
皆さんであれば必ずやっていると思いますが、自分の意見が無いと「で、結局あなたの意見は？」と、上司に思われてしまうケースがほとんどです。
なので必ず「私はこう思います。」と意見は常に伝えましょう！
これはどの会社でも「基本的なこと」として言われているので、ビジネスとして非常に重要です。
ただ、場合によっては、自分の意見がない場合もあると思います。
その場合は無理に自分の意見を言う必要はありません。
自分の意見を言うことができる内容だけでOKです。
つなぎ言葉を使わない
これも大切です。
これをマスターすると劇的に変わります。
が、簡単に習得出来ないので特訓が必要です。
ただやることはシンプルで、習得できればめちゃくちゃ変わります！
話の中で「あー」、「えー」、「あのー」「そのー」を言わないことです。
このようなつなぎ言葉を言っていませんか？
このようなつなぎ言葉は極力使わない様にしましょう！
つなぎ言葉を使うだけで、相手の集中が切れてしまいます。
私も、昔の上司がかなりつなぎ言葉を使っていた影響で、説明された内容が「あのー」と「そのー」しか記憶に残っていないと言う事が起きてしまいました。←これは私が悪いのですが…
すべて無くすのは無理でも、意識をして少なくしていきましょう！
あとは、自分でよく使ってしまう頻出単語があると思います。
それについても使わない様にしましょう。
私の場合は「ちょっと」という言葉をクセでかなり使っていました。
そのことに気付いてから意識をして、今は殆ど使わない様になりました。
つなぎ言葉や、自分のクセの言葉は、相手の理解の邪魔になってしまうので、極力無くしましょう！
まとめ
いかがでしたでしょうか？
実は説明をうまくする方法ってそんなに特別なことは必要ないんです。
時間はかかるかも知れませんが、意識すれば出来ることなんです。
意外と凄い簡単なんです。
「難しい言葉、英語・横文字、難しい漢字は極力避けるようにする」
「結論から話す事はいいが、それについての背景もしっかり伝えることが重要」
「あー、えー、あのー、そのーなどのつなぎ言葉を使わない」
意識すれば必ず出来るはずです。
〇〇さんの説明わかりやすい！って言われるように意識をしましょう！
最後まで見ていただき、ありがとうございました。
see you
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